عصر رایانه

(فناوری - شبکه - اینترنت - نرم/سخت افزار )

دفتر کار مجازی(قسمت نخست)
ساعت ۳:٢۳ ‎ق.ظ روز ۱۳۸٧/۱٠/٢٧  

مقدمه
عصر حاضر، عصر اطلاعات است. مشخصه اصلی این عصر اطلاعات می‌باشد و معیار سنجش رشد و توسعه این دوره، با میزان دسترسی سریع و بموقع به اطلاعات موثق علمی و فنی سنجیده می‌شود. بسیاری از افراد با بهره‌مندی از ابزارهای نوین ارتباطی و تنها با بستن تفاهم‌نامه‌های ساده از منزل‌، از طریق تلفن و یا ویدیو کنفرانس با شبکه‌های مجازی مرتبط و متصل شده و وارد عرصه کار از راه دور و یا ایجاد دفاتر کار مجازی می‌شوند.



دفاتر کار مجازی
در یـک تعریف جـامع و در عین حـال مختـصر می‌تـوان این دفـاتر را، به مفهوم ایجاد شرایط کار در هر جای دنیا بدون محدودیت مـکانی در هرزمان و با دسترسی به اطلاعات مورد نیاز معرفی نمود. در این تعریف به طور مشخص ما با گستردگی همه جانبه محدوده جغرافیایی ، سیاسی، فرهنگی و نیز دامنه زمان کار( در طول 24 ساعت شبانه روز) با دسترسی گسترده و نامحدود به منابع اطلاعاتی مورد نیاز کار، مواجه هستیم. در یک دفتر کار مجازی، کار بصورت گروهی و تیم‌های مجازی صورت می گیرد. ویژگی‌های اصلی اعضای تیم‌های مجازی، در این دفاتر به شرح زیر است:

- اعضای تیم کاری به اطلاعات مشابهی دسترسی دارند؛
- اعضای تیم کاری از هر مکانی امکان ارتباط را از طریق اتصال به شبکه‌های جهانی دارند؛

- اعضای تیم از طریق شبکه در خصوص مسایل کاری برقراری جلسات و کنفرانس‌ها با هم در تماس هستند؛
- هر یک از اعضا با سطوح دسترسی امنیتی امکان دسترسی به اطلاعات را دارند (به ویژه اطلاعاتی محرمانه یا خصوصی افراد)

آنچه مسلم است، فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی مزایای فراوانی را وارد دنیای کار و بازارجهانی کار نموده است. بطوریکه در سال‌های اخیر با پیشرفت بسزایی در امر بکارگیری و جذب افراد در محیط‌های مجازی روبرو بوده‌ایم.

پیش از هر اقدام در زمینه راه اندازی کار مجازی، بهتر است وظایف و نقش پرسنل یا مدیران روشن و به صورت مکتوب اعلام گردد. بعبارتی هر کس باید انتظارات خود را مشخص نماید تا طرفین بتوانند به توافقات لازم جهت انجام کار برسند.

اهم این موارد به شرح زیر است:
- نحوه ارزیابی (ملاک‌های ارزیابی چیست؟)
- ساعات موظف کاری (ساعات کاری موظف چیست؟)
- نحوه ارایه تجهیزات و مسئولیت پشتیبانی تجهیزات
- نحوه مبادله کارهای اداری و کاغذی
- فضای کاری لازم (آیا در منزل اتاق خاصی باید به کار اختصاص داده شود؟)
- مسئولیت منزل یا امور شخصی (اگر کودکی کوچک در منزل است چه کسی از آنها در طول ساعات کاری مراقبت می‌کند؟

در یک شمای کلی می‌توان اساس لازم را برای انجام فعالیت از راه دور را به شرح زیر نشان داد:
فواید حاصل از ایجاد دفاتر کار مجازی
مزایا و نتایج(ن)
1-افزایش بهره‌وری بین 15 تا 20 درصد ن-1-به دلیل برنامه کاری قابل انعطاف، کارکنان مجاز می‌باشند در زمان‌هایی که بهره‌وری و سودمندی آنها بیشتر است به فعالیت بپردازند.
2-کاهش هزینه‌های مربوط به تجهیزات و املاک بین 40 تا 60 درصد
ن-2- این ادارات باعث کاهش هزینه‌های رایج اداری گردیده و منجر به صرفه‌جویی مالی می‌گردد.
3-بهبود کیفیت خدمات مشتری
ن-3-بدلیل ارتباط نزدیک بین کارکنان و مشتریان با سرعت بیشتری خدمات موردنظر آنان تأمین می‌گردد.
4-بهبود و افزایش رضایت پرسنل
ن-4-امکان افزایش قدرت تصمیم گیری کارکنان به مراتب افزایش می‌یابد.
5-کاهش برخی از هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری ن-5- مانند شبکه‌ها، چاپگرها و ...
6-کاهش هزینه لباس و پوشاک پرسنل
ن-6-مسلماً در این شرایط هزینه‌های مربوط به پوشاک کارکنان کاهش می‌یابد.
7-کاهش تردد پرسنل و هزینه‌های آن
ن-7- هزینه‌های مربوط به جابجایی پرسنل به نحو چشمگیری کاهش می‌یابد.
8-افزایش و بهبود کیفیت زندگی پرسنل
ن-8- در این شرایط مدیران، پرسنلی شادتر از پیش خواهند داشت.


کلمات کلیدی: فناوری