عصر رایانه

(فناوری - شبکه - اینترنت - نرم/سخت افزار )

آموزش گام به گام Microsoft Word قسمت سوم (آخر)
ساعت ٢:٥٩ ‎ق.ظ روز ۱۳۸٧/٦/۱٧  

آموزش گام به گام Microsoft Word

 قسمت سوم (آخر)


مکاتبات اداری و بازرگانی

 مکاتبات :

 مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد.

مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد.

 مکاتبات بر دو نوع است :

 1- مکاتبات بازرگانی

2- مکاتبات اداری

 

 - مکاتبات بازرگانی :

 مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی .

بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد. سرلوحه آن عبارتست از :

-علامت تجاری

-نام موسسه

-شماره ثبت دفتر شرکت ها

-نشانی

-تلفن

-نشانی تلگرافی و تلکس و یا فاکس

-نوع فعالیت

 

 

 - مکاتبات اداری :

 تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتن آن می باشد .

 

ابعاد نامه های اداری :

 طبق دستور العمل اداره کل بهبود روشها در سازمان امور اداری و استخدامی کشور کاغذها بشرح زیر در موارد مختلف مورد استفاده قرار می گیرد :

 

- کاغذهای A3 :

بدون سرلوحه است و برای تهیه جدول ، نمودار و نقشه مورد استفاده قرار می گیرد.

- کاغذ های A4 :

 مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 بیشتر باشد ( برای گزارش هم از این کاغذ استفاده می شود ).

 

- کاغذ A5 :

 مخصوص نامه هایی که از 5 سطر صفحه A4 کمتر باشد .

 

- کاغذ A6 :

 بدون سرلوحه است و برای نامه نگاری بین کارمندان مورد استفاده قرار می گیرد و فقط در طرف چپ و بالای کاغذ کلمه (یادداشت ) چاپ میشود.

طبق این دستورالعمل اندازه نامه های اداری بر دو نوع است :

 

- نامه های بزرگ A4 :

به ابعاد 297 × 210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر بیشتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود.

 

- نامه های کوچک A5 :

 به ابعاد 148 × 210 میلیمتر ، مطالبی که از 5 سطر کمتر باشد روی این کاغذ ماشین میشود.

 

 نحوه تهیه نامه های اداری :

 اجزاء مختلف نامه اداری :

هر نامه اداری دارای پنج جزء بشرح زیر می باشد :

1-سرلوحه

2-عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه

3-متن نامه

4-مشخصات امضاء کننده نامه

5-گیرندگان رونوشت

اینک بشرح هر یک از اجزاء بالا می پردازیم :

 

1- سرلوحه :

 -آرم جمهوری اسلامی ایران سمت راست یا بالای نامه .

-نام سازمان اصلی زیر آرم و نام واحد یا اداره

وابسته زیر نام اصلی .

-تاریخ در سمت چپ

-شماره در سمت چپ

-پیوست در سمت چپ

 

2- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه :

 الف : عنوان گیرنده

عنوان گیرنده که با کلمه ( به ) در نامه مشخص میشود عبارت است از :

نام شخص یا موسسه ای که نامه برای او فرستاده میشود.

 

ب : عنوان فرستنده

عنوان فرستنده که با کلمه ( از) در نامه مشخص میشود عبارت است از :

نام شخص ، موسسه ، سازمان و یا واحد سازمانی که نامه از طرف آن نوشته میشود.

 

ج : موضوع نامه

موضوع نامه عبارت است از عبارت کوتاه و گویایی که مبین محتوای نامه باشد. (یعنی متن نامه درباره چه موضوعی می باشد ).

 

- متن نامه :

منظور از متن نامه مطالب و شرحی است که در مورد موضوع نامه نوشته میشود .

متن نامه ممکن است از یک یا چند پاراگراف تشکیل شده باشد که قسمت اول را پاراگراف افتتاحیه و بعد از آن را پاراگراف میانی و قسمت آخر را پاراگراف اختتامیه می نامند.

 

پاراگراف :

اصولاً پاراگراف شامل یک بند یا یک قسمت است که از چند جمله مربوط به هم تشکیل شده و ضمن اینکه پاراگراف ، خود دارای معنی مستقلی است اما با پاراگراف های بعدی نیز ارتباط دارد و با Enter از هم جدا می شوند.

 

3- مشخصات امضاء کننده نامه :

 مشخصات امضاء کننده نامه در سمت چپ نامه می باشد .

نام و نام خانوادگی مقام

یک یا دو سطر فاصله

موقعیت سازمانی امضاء کننده

باید توجه نمود که نام و نام خانوادگی درست در وسط عنوان پست سازمانی امضاء کننده قرار میگیرد.

 

در مواردی که مقام دیگری حق امضاء نامه را بجای امضاء کننده اصلی داشته باشد در قسمت مربوط به مشخصات امضاء کننده نام و نام خانوادگی امضاء کننده اصلی و همچنین عنوان سازمانی وی نوشته شده و با اضافه کردن عبارت ( از طرف) در جلوی آن امضای نامه بوسیله مقامی که به او تفویض اختیار شده صورت می گیرد .

 

 نامه های اداری بر دو نوع است :

 

1-نامه های وارده : آن دسته از نامه هایی که به درون ارگان یا سازمانی وارد میشود.

2-نامه های صادره : آن دسته از نامه هایی که به بیرون از ارگان یا سازمان ارسال میشود.

لازم به یاد آوری است که دفتری بنام دفتر اندیکاتور وجود دارد که مخصوص ثبت کلیه مکاتبات نامه های وارده و صادره میباشد.

 

 

برای ماشین کردن نامه های اداری باید به نکات زیر توجه کرد :

 تحریر کردن مشخصات گیرندگان رونوشت :

رونوشت عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از روی نامه اصلی اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه محل مختلف باشد آن نامه در 5 نسخه تایپ میشود که سه نسخه آن برای آن سه محل ، یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه و یک نسخه هم که همان نامه اصلی می باشد.

شروع عبارت رونوشت از لبه سمت راست پس از یک یا دو فاصله سطری از عنوان سازمانی امضاء کننده نامه می باشد.

پس از تایپ عبارت ( رونوشت ) دو نقطه گذاشته و یک فاصله سطری داده ، از زیر دو نقطه با خط تیره شروع به تایپ قسمت هایی که نامه باید به آنجا فرستاده شود می نمائیم.

 

مثال :

 رونوشت :

- جناب آقای ... ( با توضیح سمت)

- جناب آقای ... ( با توضیح سمت )

- جناب آقای ... (با توضیح سمت )

- بایگانی

 

پیوست : هر مدرکی که همراه نامه فرستاده میشود پیوست نامیده میشود. در قسمت بالای نامه کلمه پیوست در سمت چپ بصورت چاپی می باشد که اگر نامه ای دارای پیوست باشد باید جلوی کلمه پیوست کلمه (دارد) را اضــــــافه کنیم و اگر نداشته باشد بصورت خط تیره یا کلمه ( ندارد) نشان داده میشود.

 

 

انتخاب قلم Font

 قلم مهمترین ابزار یک برنامه تایپی می باشد.

 برای دسترسی به این قلمها راههای متفاوتی وجود دارد یکی از آنها استفاده از منوی Format و زیر منوی Font است . روش دیگر استفاده از ماوس است که بر روی یکی از سطــرهای تایپ شده رفته و کلیک راست می کنیم و گزینه Font را انتخاب می نمائیم . روش دیگری که برای دسترسی به کادر محاوره ای Font میتوان عنوان کرد استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+D می باشد .

 روش دیگر استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+F سپس استفاده از کلید های جهت نما یا Arrow Key و انتخاب قلم مورد نظر و زدن کلید Enter می باشد .

 

- کادر محاوره ای Font :

در این کادر محاوره ای دو کادر عربی و لاتین دیده میشود که با توجه به متن خود آنها را انتخاب می کنید توسط Box جلوی گزینه Font میتوانید از قلمهای گوناگونی استفاده نمائید هر قلم شکل متفاوتی با قلم دیگر دارد و برای آنکه قابل شناسایی باشد اسمی برای آن در نظر گرفته شده است .

 

- Font Style : توسط این گزینه قلمها را به یکی از حالتهای نوشته در Box در میآورید. البته از کلید های ترکیبی Ctrl+B برای حالت Bold و از کلیدهای ترکیبی Ctrl+I برای حالت Italic میتوان استفاده نمود. البته میتوانید دکمه Bold و Italic از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید.

- Size : توسط این گزینه میتوانید یک متن را ریز تر یا درشت تر بنویسید. برای تغییر اندازه قلم میتوان از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+< یا > و همچنین از کلید ترکیبی Ctrl+[ یا ] نیز استفاده نمود. یکی دیگر از راههای تغییر اندازه قلم استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+P سپس استفاده از کلیدهای جهت نما برای انتخاب سایز و زدن Enter جهت تائید آن استفاده نمود. البته میتوانید دکمه Size از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید.

 

- Color : یکی دیگر از مزیتهای Word این است که به شما امکان چاپ رنگی میدهد توسط این گزینه میتوانید برای فونتهای خود رنگهای مختلف انتخاب کنید. توجه داشته باشید که اگر به متن خود رنگ دادید و این متن را با چاپگر سیاه و سفید چاپ نمودید چاپگر ، متن رنگی شما را به حالت طیفی از سیاه و سفید چاپ خواهد کرد. چنانچه رنگ خودکار Automatic را انتخاب کرده باشید اگر رنگ زیر زمینه عوض شود رنگ قلم نیز بطور خودکار و با توجه به رنگ زمینه عوض خواهد شد.

البته میتوانید دکمه Font Color از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید.

 

Underline : از طریق این گزینه میتوانید زیر متن خود خط بکشید . با انتخاب None که به صورت پیش فرض انتخاب شده است زیر لغات خط کشیده نمی شود. انتخاب Word Only باعث می شود که فقط زیر لغات خط کشیده شود و زیر فاصله هایی که با Space هستند خطی کشیده نمی شود.

البته میتوانید دکمه Underline از نوار ابزار Formatting را نیز انتخاب نمائید و یااز کلید ترکیبی Ctrl+U استفاده نمایید.

- Effect :

Superscript : از این گزینه برای تایپ توان استفاده میشود البته از کلید ترکیبی Ctrl+Shift+(+) نیز میتوان استفاده نمود.

- Subscript: از این گزینه برای اندیس پائین استفاده میشود البته از کلید ترکیبی Ctrl+(+) نیز میتوان استفاده نمود.

 

- Hidden : با استفاده از این گزینه می توان متن بلوک شده را پنهان نمود تا در پرونده نمایش داده نشود ، برای نمایش مجدد باید پرونده را بلوک کرده و ضربدر داخل این گزینه را برداشت. درصورتیکه خواستیــد متــن بلوک شده پنهان شـود و Hidden را انتخاب نمودیــد و این کار صـورت نگرفت دقت نمایید که :

1- علامت (Show/Hide) در نوار ابزار Standard غیر فعال باشـد.

2- در منوی Tools زیر منوی Option ، برگ نشان View گزینه Hidden text انتخاب نشده باشد.

Default : تمام تنظیمات را به حالت پیش فرض برمی گرداند.

Preview : جعبه نمایش است .

کادر محاوره ای Character Spacing :

Scale : توسط این گزینه میتوانید متن خود را کشیده یا باز کنید توجه داشته باشید که فشرده سازی یا باز کردن عملی است که بر سر قلمها خواهد آمد نه بر سر فاصله بین حروف.

Spacing : فاصله بین حروف یک کلمه را کم و یا زیاد می کند.

Position: متن خود را (Lowered) پائین تر و یا (Raised) بالاتر از خط اصلی قرار میدهد و برای تایپ فرمولها از آن استفاده میشود . باید توجه داشت که بالا یا پائین رفتن کلمات از خط اصلی توسط کاربر تنظیم میشود و تفاوت آن با Superscript,Subscript در همین است زیرا توسط این دو گزینه توان یا اندیس پائین فاصله آنها تا خط اصلی اتوماتیک تنظیم میشود.

 

کادر محاوره ای Text Effects :

Animation: در صورتی که متن خود را بلوک کرده و یکی از گزینه های این کادر محاوره ای را انتخاب کنید دور متن انتخابی شما طیفی از نوارهای رنگی ظاهر میشود که آن متن را در صفحه مانیتور مشخص و نمایان میکند.

 

  برگردان و انجام مجدد -Undo & Redo

 قلمی عوض کرده اید . متنی پاک کرده اید . رنگ قلم را تغییر داده اید هر عملی که انجام داده اید مهم نیست چنانچه از کاری که کرده اید پشیمان شده اید از Undo یا کلید ترکیبی Ctrl+Z میتوانید استفاده نمائید. حالا اگر خواستید عملی را که لغو کرده اید مجددا انجام دهید از Redo یا از کلید ترکیبی Ctrl+Y استفاده نمایید.

 

- همچنین میتوانید برای سرعت بخشیدن به کار از فلش کوچکی که به دو طرف خمیده شده است در نوار ابزار Standard استفاده کنید و یا این دو فرمان را از منوی Edit انتخاب نمایید.

 

بزرگ نمایی (Zoom) :

برای رسیدن به این زیر منو باید از منوی View استفاده کرد. چنانچه صفحه خود را کوچک می بینید میتوانید توسط فرمان بزرگنمایی صفحه را بزرگ نمایید.

عمل بزرگنمایی از طریق نوار ابزار Standard نیز ممکن است و حتی میتوان اندازه دلخواه را در Box تایپ نموده و Enter زد .

Page Width: بزرگنمایی به اندازه ای است که عرض صفحه (پهنا) مشخص باشد.

Whole Page : بزرگنمایی به اندازه ای است که تمام صفحه در این حالت با جزئیات آن کاملاً مشخص است . Many Page: توسط این گزینه میتوانید چند صفحه را همزمان مشاهده کنید.

Percent : بزرگنمایی میتواند بصورت دلخواه باشد. باید توجه داشت در صورتیکه بخواهید تمام گزینه های فوق فعال باشند باید پنجره روی حالت Page Layout باشد . این گزینه را میتوانید از منوی View انتخاب نمائید.

 

کلیدهای ویرایشی

 کلید های ویرایشی :

همانطور که میدانید برنامه Word دارای کلیدهای ترکیبی فراوانی می باشد که در زیر چند نمونه از مهمترین این کلیدها آمده است .

بعضی از این جهت ها بستگی به فارسی و لاتین بودن متن دارد.

 

 

 بلوک بندی در word و عملیات آن

 - بلوک و عملیات مربوط به آن

- حذف (DELETE)

- انتقال (CUT)

- تکثیر (COPY)

- فراخوانی PASTE

 

 بلوک به کمک صفحه کلید :

برای انتخاب قسمتی از متن باید کلید Shift را پائین نگه دارید و سپس به کمک مکان نمای چپ ، راست ، بالا و پائین متن مورد نظر را انتخاب کنید. هنگامی که متن بلوک میشود رنگ قلم و زمینه به حالت نگاتیو در می آید ( برای خارج نمودن از حالت بلوک حرکت مکان نما بدون نگه داشتن Shift کافی است ).

در زیر کلیدهای دیگری نیز برای بلوک کردن آمده است

 

 

 

 

بلوک به کمک ماوس

 برای بلوک کردن به کمک ماوس کافی است روی نقطه شروع ، دکمه سمت چپ ماوس را نگه دارید و تا آخرین جایی که میخواهید بلوک شود دکمه چپ را رها نکنید. پس از بلوک کردن متن نوبت آن است که عملیات لازم را روی قسمت بلوک شده انجام دهید مانند : تغییر قلم ، تغییر سایز ، تغییر رنگ و...

حذف به کمک صفحه کلید :

برای حذف محدوده ی بلوک شده بایستی کلید Delete را فشار دهید.

حذف به کمک ماوس :

برای حذف قسمتی از پرونده به کمک ماوس باید متن را توسط ماوس انتخاب نمائید و با کمک زیر منوی Clear از منوی Edit قسمت انتخابی را حذف کنید.

 حذف به کمک صفحه کلید :

 برای حذف باید از انتخاب متن یا بلوک کردن کلید Delete را فشار دهید. فشردن این کلید موجب حذف بلوک خواهد شد.

 

حذف به کمک ماوس :

 برای حذف قسمتی از پرونده به کمک ماوس باید متن را توسط ماوس انتخاب نمائید و با کمک زیر منوی Clear از منوی Edit قسمت انتخابی را حذف کنید.

 

 انتقال بوسیله صفحه کلید

 برای آنکه بتوانید متن را جابجا کنید و یا آن را از یک محل به محل دیگر ببرید باید به روش زیر عمل کنید:

 

1-به کمک کلیدهای بلوک ، متن خود را بلوک کنید.

 2-کلیدهای ترکیبی (Ctrl+X) و یا (Shift+Delete) را بفشارید. با فشردن این کلیدهای ترکیبی متن شما ناپدید خواهد شد . البته متن ناپدید نگردیده بلکه از محل خود برداشته شده و به داخل حافظه(Clip board) رفته است .

3-حال مکان نمای خود را جابجا نموده و به محلی که میخواهید متن به آنجا انتقال یابد، بروید.

4-پس از قرارگرفتن در محل مورد نظر کلیدهای ترکیبی (Ctrl+V) و یا کلیدهای (Shift+Insert) را فشار دهید تا متن از حافظه به محل جدید انتقال یابد.

اگر مجدداً کلیدهای ترکیبی (Ctrl+V) را بفشارید متن مجدداً از حافظه فراخوانی خواهد شد. زیرا این متن تا زمانی که در ویندوز قرار دارد در حافظه باقی میماند.

البته برای انتقال میتوانستید از زیر منوی Cut در منوی Edit برای ( ذخیره در حافظه و حذف ) و برای ( فراخوانی از حافظه ) از زیر منوی Paste در منوی Edit استفاده کنید.

 

انتقال به کمک ماوس

 برای آنکه توسط ماوس قسمتی از پرونده را انتقال دهید به روش زیر عمل کنید:

 

1- توسط ماوس متن مورد نظر را بلوک کنید.

2- با نگه داشتن دکمه ماوس روی قسمت انتخاب شده متن خود را به محل جدید بکشید. بدین ترتیب متن شما به محل جدید انتقال خواهد یافت . معمولاً انتقال به کمک ماوس زمانی صورت می گیرد که بخواهید متن خود را چند سطر بالاتر یا پائین تر انتقال دهید. برای انتقال می توانستید پس از بلوک کردن، کلیک راست نموده و از منوی فوری Cut را انتخاب کنید.

 

تمرین :

 1- متن زیر را تایپ کنید:

 متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد. شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد، لذا نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

2- قسمتی از متن خود را به دلخواه بلوک نمائید سپس آنرا توسط صفحه کلید حذف کنید.

 

3- قسمتی از متن خود را به دلخواه بلوک نمائید سپس آنرا توسط ماوس حذف کنید.

 

4- دو بار کلید Ctrl+Z را بفشارید تا متنهای حذف شده دوباره بازگردانده شود.

 

5- قسمتی از متن را به دلخواه بلوک نموده و توسط صفحه کلید آنرا به قسمتی دیگر از متن انتقال دهید.

 

6- قسمتی از متن را به دلخواه بلوک نموده و توسط ماوس آنرا به انتهای متن انتقال دهید.

 

 

تکثیر یا کپی به کمک صفحه کلید :

 برای تکثیر یک قسمت از پرونده به محل دیگر باید روش زیر را دنبال کنید :

 

1- به کمک کلیدهای فوری متن خود را بلوک کنید.

 2- کلید های ترکیبی (Ctrl+C) و یا (Ctrl+ Insert) را فشار دهید تا متن در حافظه کپی شود.

 3- مکان نما را حرکت داده و به محل جدید بروید.

4- در محل جدید کلید های ترکیبی (Ctrl+V) و یا (Shift+Insert) را بزنید تا متن درون حافظه در محل جدید فراخوانی شود.

 

برای تکثیر میتوانستید از زیر منوی Copy و برای فراخوانی از زیر منوی Paste که هر دو در منوی Edit وجود دارند استفاده کنید.

 

تکثیر یا کپی به کمک ماوس :

برای تکثیر متن به کمک ماوس باید به روش زیر عمل کنید :

 

1- توسط ماوس متن خود را انتخاب کنید.

 2- کلید Ctrl را نگه داشته و متن انتخاب شده را به کمک نگه داشتن دکمه سمت چپ ماوس و کشیدن ، به محل مقصد ببرید. این عمل موجب تکثیر متن انتخاب شده می گردد. این عمل نیز با زدن دکمه سمت راست ماوس و انتخاب گزینه Copy امکان پذیر است .

 

توجه داشته باشید که تمامی عملیات ذکر شدن تنها برای متن نیست و میتوان برای تصاویر نیز این کار را انجام داد.

 

انتقال و تکثیر (کپی) به کمک کلید سمت راست ماوس :

پس از بلوک میتوانید کلید سمت راست ماوس را بفشارید و از آنجا Copy یا Cut را انتخاب کنید و پس از بردن مکان نما به محل جدید مجدداً با زدن دکمه سمت راست ماوس Paste را بزنید.

راه دیگر این است که پس از انتخاب متن ضمن کشیدن ، توسط دکمه سمت راست و بردن به محل جدید زیر منوی فوری ظاهر خواهد شد که از شما می پرسد Copy یا Move که هر کدام را خواستید میتوانید انتخاب کنید.

 

تمرین :

 1- متن زیر را تایپ کنید:

 متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد.

شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد، لذا نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

2- پاراگراف اول متن را بلوک کرده و در انتهای متن آنرا توسط صفحه کلید کپی کنید.

 

3- کلمه «لذا نرم افزار» را انتخاب نموده و توسط کلید سمت راست ماوس آنرا به انتهای متن انتقال دهید .

 

چند برش با یک حافظه - Spike

 شاید بخواهید چند قسمت از پرونده را به حافظه برده و به محل دیگری یا پرونده دیگری انتقال دهید. برای این کار میتوانید متون را تک تک بلوک کرده ، پس از هر بلوک (Ctrl+F3) را بزنید.

همگی متونی که پس از بلوک روی آنها (Ctrl+F3) را زده اید، اکنون در حافظه قرار دارند. برای فراخوانی همگی آنها فقط کافیست تا (Ctrl+Shift+F3) را بزنید.

 

تمرین :

 1- متن زیر را تایپ کنید:

متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد. شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد، لذا نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

2- کلمه مایکروسافت را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه دارید.

 3- کلمه زبانهای را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه دارید.

 4- کلمه سراسر دنیا را توسط Ctrl+F3 در حافظه نگه دارید.

 5- یک سند جدید توسط کلید ترکیبی Ctrl+N تشکیل دهید.

 6- در سند جدید کلید ترکیبی Ctrl+Shift+F3 را بفشارید.

 

 ذخیره سازی و ضبط ، ذخیره سازی یا ضبط با نام

 - ذخیره و ضبط با نام (Save & Save as) :

 به بالای محیـــط Word نگاه کنید روی نـــوار عنوان یادداشت شده Microsoft Word Document 1

اسم Document 1 همان نام پرونده شماست که خود برنامه هنگامیکه پرونده جدید باز میشود به آن نام Document میدهد. هنگامی که پرونده ای را ضبط می کنید خود برنامه از شما خواهد پرسید که نام پرونده چه باشد یعنی اسم Document را خود برنامه به پرونده میدهد تا قبل از ضبط کردن شما پرونده نام داشته باشد. اکنون پس از اینکه فرمان ضبط پرونده را صادر کردید برنامه از شما نام پرونده را خواهد پرسید پس زمانی که شما برای اولین بار بخواهید پرونده خود راSave کنید کادر محاوره ای Save as برای شما باز خواهد شد برای اینکه دستور ضبط پرونده را اجرا کنید میتوانید از کلید ترکیبی Ctrl+S استفاده کنید یا اینکه از نوار ابزار استاندارد دکمه Save را فشار دهید یا اینکه از منوی File روی زیر منوی Save بروید.

 

بعد از اینکه یکی از این دستورات را اجرا کردید برای اینکه پرونده شما اسم نداشته و از اسم پیش فرض خود برنامه استفاده مینموده است کادر محاوره ای Save as باز میشود.

 

• Save in : توسط این نشانه میتوانید محل نگهداری پرونده را مشخص کنید.

 

• Up one level : توسط این علامت خواهید توانست تا به یک پوشه بالاتر (قبل) بروید یعنی از پوشه جاری که در آن قرار گرفته اید خارج شوید.

 

• File name : در این قسمت میتوانید اسم مورد نظر خود را تایپ نمائید.

 

• Save as type : در این قسمت Word Document را انتخاب کنید. سپس در آخر دکمه Save را انتخاب نمائید . حال پرونده شما با نامی که شما وارد نموده اید ضبط شده و شما میتوانید روی نوار عنوان ، نام پرونده خود را مشاهده نمائید. این نام میتواند تا 256 حرف باشد از طرفی میتوان بین نامی که داده میشود فاصله هم زد. اگر اطلاعات جدید یا تغییراتی در سند خود وارد کنید این بار با یکی از روشها مثلاً Ctrl+S پرونده شما ذخیره خواهد شد و دیگر کادر محاوره ای Save as باز نخواهد شد زیرا پرونده شما نام دارد.

 

ذخیره یا Save خودکار فایل و متن در ورد

 برای اینکه دستور دهید که بصورت خودکار پرونده در Word ضبط شود وارد منوی File زیر منوی Save as و گزینه Option می شوید و دستور Always create backup copy را تیک می زنید و در Box روبروی Minutes زمان را تعیین می کنید مثلاً اگر زمان 5 دقیقه در نظر گرفتید هر 5 دقیقه یکبار پرونده شما بصورت خودکار ضبط خواهد شد .یا اینکه میتوانید از منوی Tools زیر منوی Option برگ نشان Save را انتخاب کنید و دستور دستور Always create backup copy را تیک می زنید و در Box روبروی Minutes زمان را تعیین می کنید.

 

تمرین :

 1- متن زیر را تایپ کنید:

متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد. شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد، لذا نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

2- متن خود را در سند ذخیره کنید برای این کار از منوی File زیر منوی Save را انتخاب کنید .

 3- کادر محاوره ای Save As باز میشود چرا؟

 4- نام خود را در قسمت File name وارد کنید سپس کلید Save را فشار دهید.

5- در نوار عنوان متن خود چه می بینید.

6- به ادامه متن خود پاراگراف زیر را اضافه کنید.

 در اینجا لازم است متذکر شوم که این مباحث حاصل سالها تجربه در امر تدیس این نرم افزار می باشد.

7- دوباره از منوی File زیر منوی Save را انتخاب کنید.

 8- ایندفعه چه اتفاقی می افتد. چرا؟

 

- ذخیره کردن بر روی دیسکت :

 برای اینکه بتوانید سند خود را بر روی دیسکت ذخیره ( ضبط ) نمائید سند خود را باید ضبط کنید. اگر اولین بار سند خود را ضبط کنید کادر محاوره ای Save as باز میشود نام مورد نظر پرونده در قسمت file name تایپ نمائید در قسمت Save in شمابر روی فلش روبه پائین کلیک میکنید و از آن قسمت 3.5 Floppy A: را انتخاب نمائید توجه داشته باشید که دیسکت خود را در درایو دیسکت کامپیوتر خود قرار داده باشید سپس از کادر محاوره ای دکمه Save را بفشارید.

 

تذکر :

 -چنانچه دیسکت شما نو است ، اطمینان حاصل کنید که قبلا فرمت شده باشد.

- اگر دیسکت مورد نظر قبلا مورد استفاده قرار گرفته است مطمئن شوید که فضای خالی کافی برای ذخیره کردن فایل سند شما در آن وجود دارد.

 

روش دیگر :

 میتوانید پرونده خود را در کامپیوتر ضبط نمائید سپس بر روی Desk Top آیکن My Document راانتخاب نمائید فایل مورد نظر خود را که ذخیره کردید در آنجا می یابید بر روی آن کلیک راست نموده گزینه کپی را انتخاب کنید سپس از Desk Top آیکن My computer را انتخاب نموده بر روی 3.5 floppy A: دبل کلیک نمائید سپس کلیک راست نموده گزینه Paste را انتخاب کنید.

 

 

ایجاد پرونده جدید - New

 هنگامی که شما روی نشانه برنامه Word کلیک می کنید تا پنجره این برنامه باز گردد با باز شدن برنامه یک پرونده یا سند جدید نیز توسط برنامه باز می گردد.

چنانچه خواستید یک پرونده جدید بسازید باید از منوی File زیر منوی New را انتخاب کنیدبا این عمل کادر محاوره ای New باز میشود از برگ نشان General در قسمت Create New گزینه Document را انتخاب نموده و Ok را بفشارید و یا از کلید فوری Ctrl+N استفاده و یا روی نوار ابزار استاندارد روی نشانه New کلیک نمائید. برنامه Word برای هر پرونده جدیدی که باز میکند نام Document را میدهد و در انتهای این نام با توجه به اینکه چندمین پرونده ای است که باز می کنید عدد خواهد داد فرضاً ممکن است نام یکی از پرونده های شما Document 5 باشد .

 

تمرین :

 1- متنی به دلخواه تایپ نمائید.

 2- سند مورد نظر را با نام خودتان ضبط کنید.

 3- فایل ضبط شده را بر روی دیسکت کپی کنید.

 4- درصورتیکه فایل ضبط شده را با دستور Create shourtcut به دیسکت انتقال دهید با وقتی که با دستور کپی انتقال دهید چه فرقی دارد؟

 5- یک سند جدید باز کنید و متن دیگری در آن تایپ کنید.

 6 – سند خود را توسط صفحه کلید ضبط کنید.(Ctrl+S)

  

کار با الگوها - Template

هر مدرک Word بر اساس الگویی است الگوی Blank Document پیش فرض می باشد. Word دارای تنوع الگوهای تعریف شده برای حروف ، برگ های اولیه فاکس، توضیحات و غیره می باشد . همچنین میتوانید الگوهای خاص خودتان را ایجاد کنید یا الگوهای موجود را اصلاح کنید تا متناسب با نیازهای خاص شما باشند.

 

• برای استفاده از یک الگوی موجود مراحل زیر را انجام دهید:

 1. از منـــوی File زیر منوی New را انتخاب کنید تا کادرمحاوره ای ظاهر شود.

 2. درکادر محاوره ای ظاهر شده ، برگ نشان مورد نظر را انتخاب کنید . سپس نشانه ای را برای الگویی که میخواهید مدرک بر اساس آن باشد، انتخاب کنید.

 3. گزینه Document را در ناحیه Create New انتخاب کنید .

 4. روی دکمه OK کلیک کنید.

 5. متن مورد نظر خودتان را با متن نمونه در الگو مقایسه کنید و مطالب اضافی را پاک کنید و مطالب مورد نظر خود را اضافه کنید تا مدرک تمام شود .

 6. از منوی File زیر منوی Save را انتخاب کنید. الگوی اصلاح شده نیز ذخیره خواهد شد.

 

 

ایجاد الگوی جدید

 •روش اول :

 

1. مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود یا تصویری درج گردد، را بدهید.

 2. از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای Save as ظاهر شود.

 3. از لیست باز شوی Save as type گزینه Document Template را انتخاب کنید کادر Save in بطور خودکار نمایش پوشه Template را تغییر میدهد.

 4. یک نام تشریحی برای الگو در کادر متن File name تایپ کنید.

5. روی Save کلیک کنید.

 

 • روش دوم :

 1. از منوی File زیر منوی New درقسمت Create new گزینه Template را انتخاب کنید.

 2. مدرک مورد نظر را تایپ کرده و دستور قالب بندی که میخواهید در الگو ظاهر شود یا تصویری درج گردد، را بدهید.

 3. از منوی File گزینه Save as را انتخاب کنید تا کادر محاوره ای ظاهر شود.

 4. در قسمت File name یک نام تشریحی برای الگوخود تایپ کنید.

 5. در قسمت Save as type گزینه Document Template انتخاب شده است و نیاز به انتخاب شما ندارد.

 6. دکمه Save را فشار دهید.

 

توجه داشته باشید برای بازنگری و فراخوانی الگوها آنهارا باید از منوی File زیر منوی New در برگ نشان General جستجو کرد .

 

الگوها از اتلاف وقت ، هنگام ایجاد مدارک مشابه مثل برگهای اول فاکس ، توضیحات ، نامه ها ، فرم ها و غیره جلوگیری می کنند.

 

  

پاراگراف و قالب بندی آن

 - پاراگراف و قالب بندی آن (Paragraph) :

 همانطور که در پیش ازاین آموختید پاراگراف شامل یک حرف ، یک کلمه ،یک جمله ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته ،Enter نمی زنیم. هر جا که Enter زده شد به معنای پایان یک پاراگراف است .

 

علامت پاراگراف آشکار/پنهان (Show/Hide) :

 در Word این امکان وجود دارد تا به طریقی انتهای پاراگرافهای خود را ببینید. چنانچه روی نوارابزار Standard را مشاهده کنید با علامت برخواهید خورد که با فشردن این علامت، انتهای هر پاراگراف آن را مشاهده خواهید کرد.

با فعال کردن دکمه Show/Hide در نوارابزار میتوانید این کاراکترهای خاص که هر کدام بیانگرعملیاتی که شما انجام داده اید، هست را ببینید. ( پــاراگراف .... فاصله (اینتر) ایجاد سطر جدید در درون یک پاراگراف )

حال برای استفاده از قالب بندی های یک پاراگراف از زیر منوی Paragraph در منوی Format استفاده کنید.

 

 1- سطر بندی و تورفتگی ها (Direction & Indents) :

 • سطربندی یا جهت (Direction) : توسط این گزینه میتوانید نوع و جهت تایپ خود را مشخص نمائید. (Arabic-Latin)

 

• مسیر ،تراز(Alignment) : بعد از تعیین جهت تایپ اکنون نوبت محل قرار گرفتن متن است . فهرست رو به پائین این گزینه را باز کنید به گزینه های زیر برخواهید خورد.

 

چپ چین (Left) : موجب میشود تا متن شما در سمت چپ قرار گیرد انتخاب این گزینه بیشتر در متن لاتین کاربرد دارد. پاراگرافی که با این گزینه تایپ میشود ، از سمت چپ سطرها تراز بوده ولی سمت راست آنها تراز نمی باشد. برای اینکه سطرهای پاراگراف تراز چپ شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلیــد Align Left و یا از کلید ترکیبی Ctrl+L نیز میتوانید استفاده کنید.

 

راست چپن (Right) : موجب میشود تا متن شما در سمت راست قرار گیرد انتخاب این گزینه بیشتر در متن فارسی کاربرد دارد. پاراگرافی که با این گزینه تایپ میشود ، از سمت راست سطرها تراز بوده ولی سمت چپ آنها تراز نمی باشد. برای اینکه سطرهای پاراگراف تراز راست شود متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Align Right و یا از کلید ترکیبی Ctrl+R نیز میتوانید استفاده کنید.

 

وسط چین (Center) :‌انتخاب این گزینه موجب میشود تا متن شما در وسط صفحه ( بین دو حاشیه ) قرار گیرد. البته این به شرطی صادق است که سطری را که تایپ می کنید تمام سطر را اشغال نکند. برای این منظور شما میتوانید متن مورد نظر خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Center و یا از کلید ترکیبی Ctrl+E نیز میتوانید استفاده کنید.

 

- تراز شده حداقل (Justify Low)

- تراز شده متوسط (Justify Medium)

 

- تراز شده حداکثر (Justify high)

 

چنانچه بخواهـــید پاراگراف شما بلندترو یا کوتاهتر شود میتوانید از این گزینه ها استفاده کنـــید. این گزینه ها موجب خواهند شد تا در لاتین فاصله بین کلمات و در فارسی خط تیره بین کلمـــات بیشتر گردد.

 

مثال : گـــــزینــه ، L a t i n

 

• تو رفتگی (Indentation) : برای آنکه متن خود را نسبت به حاشیه تو رفتگی بدهید باید از این گزینه استفاده نمائید که برای لاتین (Left) و برای فارسی (Right) را انتخاب می کنید.

 

• بطور ویژه (Spacial) : اگر این گزینه را برگزینید و فهرست رو به پائین این گزینه را باز کنید به گزینه های زیر برخواهید خورد.

 

-None : هیچ اتفاقی نخواهد افتاد.

-First Line: سطر اول را به جلو و عقب میراند.

-Hanging : متن را غیر از سطر اول به عقب و جلو میراند.

 

 

انواع پاراگراف :

 طبق قوانین بین المللی تایپ میتوان پاراگرافها را به سه دسته تقسیم کرد:

 

پاراگراف قالبی : در این نوع پاراگراف هیچ نوع تورفتگی از چپ و راست مشاهده نمی شود و متن از ابتدای پاراگراف شروع و تا انتها ادامه دارد. در این حالت میتوانید توسط گزینه Special و با انتخاب گزینه None این عمل را انجام دهیدو یا میتوانید متن خود را بلوک کرده از نوار ابزار Formatting کلید Justify و یا از کلید ترکیبی Ctrl+J استفاده کنید.

 

پاراگراف نیمه قالبی : در این نوع پاراگراف تنها سطر اول به داخل میرود و بقیه سطرها به حالت عادی تایپ میشود. یعنی سطر اول کوتاهتر از سطرهای دیگر است. در این حالت توسط گزینه Special و با انتخاب گزینه First Line را انتخاب نمائید و سپس در جلو آن اندازه تو رفتگی لازم را بدهید.

 

پاراگراف زائده دار : این نوع پاراگراف دارای زائده اضافی در سطر اول است یعنی سطر اول دارای طول بیشتری نسبت به بقیه سطرهاست. در این حالت توسط گزینه Special گزینه Hanging را انتخاب نمائید و در کادر جلو By اندازه تورفتگی لازم را بدهید.

 

- راه ساده تر برای ایجاد پاراگراف قالبی ، نیمه قالبی و زائده دار استفاده از خط کش می باشد. یک پاراگراف سه سطری تایپ نمائید زمانی که دو فلش خط کش (First Line, Hanging) روی هم قرار گرفته باشد، پاراگراف بصورت قالبی می باشد .

 

زمانی که فلش First Line جلوتر از Hanging قرار بگیرد پاراگراف بصورت نیمه قالبی و در صورتیکه فلش Hanging جلوتر از First Line باشد پاراگراف بصورت زائده دار می باشد .

 

• فاصله ها(Spacing ) :

 

این گزینه برای دادن فاصله بین پاراگرافها می باشد. هنگامی که از نوع پاراگراف قالبی ( بدون هیچ نوع تو رفتگی ) استفاده می کنید طبق قوانین تایپ باید بین پاراگرافها یک فاصله اضافی بدهید. جهت دادن فاصله اضافی برای پاراگراف بالایی از گزینه Before ( قبلی ) و برای دادن فاصله اضافی با پاراگراف پائینی از گزینه After ( بعدی) استفاده کنید.

 

• فاصله خطوط (Line Spacing) :

 برای زیاد یا کم کردن فاصله بین خطوط (سطرها) از این گزینه استفاده نمائید. هر چه قلم شما درشتر باشد فاصله بین سطرها بیشتر و هر چه قلم ریزتر باشد فاصله بین سطرها کمتر خواهد بود. . البته میتوانید توسط گزینه AT این مقدار رامیتوانید کم یا زیاد کنید.

 

تمرین :

 1- پاراگراف زیر را تایپ کنید.

 2- از روی پاراگراف متن لاتین دو بار دیگر کپی و paste نمائید تا سه پاراگراف از این متن را داشته باشید.

 3- جمله In the name of Allah را وسط چین نمائید.

 4- توسط خط کش پاراگرافهای خود را به حالت قالبی ، نیمه قالبی و زائده دار در آورید:

 

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

 

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

 

Nick’s father was angry. Why do you want to go to Australia now? He asked. Your’re only sixteen- you can go to Australia later. College is the important thing for you now. And you can’t get to Australia and live there with only eight hundred pounds, you know.

 

4- پاراگراف زیر را تایپ کنید.

 5- از روی پاراگراف متن لاتین دو بار دیگر کپی و paste نمائید تا سه پاراگراف از این متن را داشته باشید.

 6- سپس فاصله سطر پاراگرافها را تغییر دهید.

 متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد. این آموزش در سایت میکرورایانه جهت استفاده شما علاقمندان گذاشته شده است .شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد.نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد. این آموزش در سایت میکرورایانه جهت استفاده شما علاقمندان گذاشته شده است .شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد.نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

متنی که پیش روی شماست Ms Word با امکانات فارسی می باشد. این آموزش در سایت میکرورایانه جهت استفاده شما علاقمندان گذاشته شده است .شرکت مایکروسافت در مجموعه Office تصمیم گرفت تا نسخه ای از این گروه را ارائه کند که دارای زبانهای مختلف از سراسر دنیا باشد.نرم افزار Word نیز دارای زبانهای مختلفی از سراسر دنیا می باشد که هر یک در این گروه قابل انتخاب هستند.

 

 

چاپ پرونده

 اکنون نوبت به آن رسیده است که پرونده خود را به چاپ رسانید. برای چاپ پرونده باید از زیر منوی Print از منوی File استفاده کنید یا از کلید ترکیبی و فوری Ctrl+P و یا از نشانه چاپگر روی نوار ابزار استفاده شود.

 

اولین گزینه ای که در این زیرمنو با آن برخواهید خورد نوع چاپگر است . تعریف نوع چاپگر همانند تعریف نوع قلم بعهده ویندوز می باشد. برای آنکه بتوانید فرمان چاپ را صادر کنید باید چاپگر را در ویندوز نصب کنید. توجه داشته باشید در صورتی که در Word رنگی تایپ نمودید حتماً باید چاپگر رنگی در اختیار داشته باشید.

 

• چاپ صفحات انتخابی (Page Range) : از آنجا که ممکن است بخواهید صفحه یا صفحات خاصی از سند خود را به چاپ برسانید لذا در اینجا امکانات متنوعی برای چاپ صفحات وجود دارد که عبارتند از :

 

-All : چاپ تمام صفحات پرونده یا سند.

 - Current Page: انتخاب این گزینه موجب خواهد شد تا صفحه جاری یعنی صفحه ای که اکنون مکان نما بر روی آن قرار گرفته به چاپ برسد.

 

- Selection: فقط قسمتی که مارک شده یا بلوک شده به چاپ میرسد.

- Pages : توسط این گزینه میتوانید صفحات خود را به دلخواه انتخاب نمائید وچاپ بگیرید بعبارتی چاپ صفحات انتخابی است. توجه داشته باشید برای جدا کردن صفحات از علامت (,)و برای صدور فرمان چاپ صفحات پشت سرهم از علامت (–) استفاده میشود.

 

مثال: 2,7,9,16و برای چاپ صفحات پشت سر هم 30-50.

 

• Copies : چنانچه خواستید از یک صفحه بیش از یکی چاپ شود میتوانید از این گزینه استفاده کنید. کافیست تا تعداد کپی را در گزینه Number of copies مشخص کنید.

 

- Collate : فرض را بر این داشته باشید که خواستید تا از صفحه 1 تا 15 چاپ بگیرید و تعداد کپی را روی سه قرار داده اید ( یعنی از هر صفحه 3 برگ ) حال چنانچه گزینه Collate علامت تیک داشته باشد یک بار از صفحه یک تا 15 چاپ میشود و سپس چاپگر مرتبه دوم چاپ صفحه یک تا 15 را آغاز میکندو پس از پایان برای بار سوم و آخرین بار ( چون تعداد کپی 3 بود) از صفحه یک تا 15 چاپ می گیرد. یعنی سه دسته 1 تا 15 جدا شده،آماده اند. اما چنانچه این گزینه علامت تیک نداشته باشد از صفحه یک سه بار،دو سه بار، سه سه بار و ... همینطور این عمل تا صفحه 15 که آخرین صفحه است ادامه خواهد یافت.

 

• Print : در حالت عادی تمامی صفحات چاپ خواهند شد . زیرا گزینه Print روی All pages in range قرار دارد. اما چنانچه خواستید میتوانید با انتخاب Odd page صفحات زوج و با انتخاب Even pages صفحات فرد را به چاپ برسانید. این انتخاب به شما کمک میکند تا در مواردی مثل تهیه جزوه بتوانید پشت و رو چاپ بگیرید ( یعنی اول صفحات فرد را چاپ گرفته و سپس کاغذ را بر عکس در چاپگر قرار داده و بعد فرمان چاپ صفحات زوج را صادر می کنیم تا صفحات زوج پشت صفحات فرد چاپ شوند).

 

تمرین :

 1- یک سند به دلخواه باز کنید که حداقل 10 صفحه باشد .

 2- صفحه 4 را در دو نسخه چاپ کنید.

 3- یک قسمتی از سند را بلوک نمائید و فقط همان قسمت بلوک شده را چاپ کنید.

 

 


کلمات کلیدی: ویندوز